АВТОМАТИЗАЦИЯ
БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

Реальная автоматизация - что это такое?

Автоматизация бизнеса - это переход компании с трудоемких ручных операций на использование современных информационных технологий в оперативной работе. Также под автоматизацией подразумевают внедрение современных технологий там, где раньше они вообще не применялись.

В малом бизнесе автоматизацию применяют обычно в поддерживающих процессах, которые напрямую на увеличение доходов не влияют, но являются обязательными для бизнеса - например, бухучёт и отчётность и в основных бизнес-процессах - это, к примеру, могут быть автоматизация продаж или автоматизация взаимодействия с клиентами (она же - внедрение CRM).

Соответственно, мотивы и цели автоматизации могут быть разными - в первом случае это нужно, чтобы обеспечить стабильность бизнеса и сократить затраты времени и ресурсов, во втором - чтобы повысить доходность бизнеса, получить конкурентные преимущества, улучшить сервис, привлечь и удержать клиентов, повысить эффективность и т.д.


Мотивы и цели автоматизации:

Повысить доходность бизнеса

Обеспечить стабильность бизнеса

Сократить затраты времени и ресурсов

Что из себя представляют системы автоматизации

  Системы автоматизации - это те самые программы и сервисы, которые применяются для перехода от ручного труда к информационным технологиям. Иными словами, и комплексная ERP-система управления ресурсами предприятия, и "облачный" сервис для интернет-магазина - это система автоматизации.

  Любая система автоматизации предусматривает нескольких ключевых процессов: сбор (ввод) данных, обработка данных и предоставление собранной и обработанной информации в том виде, объеме, формате, в котором она нужна руководителю или профильному специалисту.

  Аналогично системы автоматизации работают и для других процессов. Руководитель моментально может получить информацию о состоянии дел в компании: сколько денег на счетах, сколько вы должны и сколько должны вам, какова структура расходов и рентабельность проекта, сколько "холодных" звонков сделали сотрудники, какова реальная эффективность каждого менеджера и т.д.

Зачем вообще нужна реальная автоматизация, что она даёт компании?

    Если вкратце, то правильно проведенная автоматизация позволяет делать следующее:
  • улучшить качество обслуживания клиентов;
  • оптимизировать расходы на логистику, улучшить качество логистики на всех этапах - от поступления продукта на склад до доставки его клиенту;
  • качественно планировать поступление средств, предотвращать кассовые разрывы; просчитывать рентабельность заказов;
  • быстро и правильно готовить документы для клиентов, подрядчиков и партнеров - от коммерческого предложения до акта сверки;
  • разгрузить руководителя и ключевых менеджеров от рутинной работы, более эффективно использовать их рабочее время для развития компании;
  • оперативно получать любые отчеты о реальном положении дел в компании;
  • оптимизировать расходы на персонал, более эффективно использовать рабочее время и компетенции сотрудников;
  • минимизировать негативное влияние на бизнес "человеческого фактора";
  • безопасно хранить информацию - каждый сотрудник работает только с теми данными, к которым ему дан доступ;
  • улучшить и ускорить бизнес-процессы в компании;
  • эффективно поддерживать оперативную деятельность - организовать учёт и контроль.
  • В небольшом бизнесе эти эффекты обычно заметны уже через несколько недель.

Какие бизнес-процессы можно и нужно автоматизировать


1. Трудоемкие задачи

Во-первых, можно автоматизировать задачи, которые вручную выполнять очень трудоемко или вообще невозможно - учитывать розничный товарооборот, анализировать движение товаров, планировать денежные потоки, планировать и учитывать рабочее время, рассчитывать себестоимость и т.д.

2. Работу сотрудников

Во-вторых, можно автоматизировать работу сотрудников, выполняющих стандартные рутинные операции (телемаркетологи, логисты, менеджеры по продажам и т.д.) или вообще снять определенные работы с сотрудников (например, настроить автоматическую синхронизацию данных о наличии товаров на складе и на витрине интернет-магазина).

3. Контроль над бизнес-процессами

В-третьих, можно использовать автоматизацию для того, чтобы "навести порядок в доме" - взять под контроль дебиторку, складские запасы, занятость сотрудников, выполнение ими нормативов по звонкам и встречам с клиентами и т.д.

Но необязательно автоматизировать сразу все бизнес-процессы.

По мере необходимости можно постепенно расширять масштабы автоматизации в своей компании. И создавать единую систему управления последовательно.
Главное, помнить о целях, ради которых была затеяна автоматизация. Автоматизация ради автоматизации - это пустая трата времени и ресурсов.

Как выбрать программный продукт для автоматизации?

При выборе системы автоматизации бизнеса вы можете пойти двумя путями:

1. Использовать типовой ("коробочный") продукт или облачный сервис.

2. Разработать и внедрить индивидуальное программное решение, что заведомо дороже но более применимо к Вашему бизнесу.

Стандартное решение внедрить проще, и оно обойдется дешевле. Но нужно иметь в виду, что не каждый типовой продукт можно доработать под свои задачи - в ряде программ возможности донастройки сильно ограничены или вообще исключены. Кстати, то же самое относится и к облачным сервисам.

Выбор программы - дело довольно ответственное, необходимо проработать довольно существенный массив информации. Программных продуктов на рынке много, у каждого свои особенности и преимущества.

    Вы должны получить ответы на следующие важные вопросы:

  • какие конкретно задачи и процессы планируется автоматизировать;
  • соответствует ли функционал системы тем задачам, которые нужно будет решить с ее помощью;
  • возможно ли донастроить систему под свою бизнес-практику;
  • возможно ли будет при изменении бизнес-процессов или условий ведения бизнеса быстро изменить систему, не прекращая ее эксплуатации;
  • насколько система проста и удобна в использовании;
  • возможно ли интегрировать систему с другими приложениями или сервисами;
  • поддерживается ли работа системы на планшетах, смартфонах;
  • кто и как будет осуществлять техническую поддержку;
  • сколько стоит внедрение и поддержка.

Для ответа на эти вопросы целесообразно проконсультироваться с представителями вендоров (т.е. компаний-разработчиков ПО). Если есть возможность - пообщайтесь также с коллегами-предпринимателями, решающими похожие задачи; их опыт даст вам ценную информацию, которая поможет сделать выбор в пользу того или иного программного продукта.

Как происходит внедрение системы автоматизации и как выбрать компанию-подрядчика.

Внедрение - это процесс подгонки софта под бизнес и, отчасти, бизнеса - под софт.

Внедрение можно выполнить собственными силами или пригласить специалистов. Но не стоит надеяться, что подрядчик сделает всё в лучшем виде без вашего участия; ключевые сотрудники и руководство компании должны будут активно участвовать практически на всех этапах, от того, чем глубже вы погрузитесь в процесс внедрения, во многом будет зависеть успех проекта.

Каковы риски при внедрении системы автоматизации


Конечно, при внедрении системы автоматизации существуют определенные риски - от срыва сроков и превышения бюджета, до сопротивления персонала и необходимости изменения отдельных бизнес-процессов под требования системы. Но большинства проблем можно избежать, если правильно определить задачи, требующие автоматизации, качественно провести мониторинг существующих программных продуктов и вдумчиво подойти к выбору партнера по внедрению. Также важным условием успешной реализации проекта является личное участие первого лица компании/владельца бизнеса, в этом случае риски "получить не то" существенно снижаются.

Что касается сопротивления персонала, то здесь очень важно, с одной стороны, провести качественную работу по разъяснению выгод и преимуществ автоматизации для компании и всех работников, а с другой - создать у всех сотрудников, включая топ-менеджмент, твердое ощущение неизбежности изменений. Если будут происходить случаи срыва каких-то процессов, необходимо по горячим следам разбираться и устранять препятствия. Хорошим инструментом внедрения является поощрение сотрудников за вовлеченность в проект и за некие этапные достижения, это поможет добиться лояльности остальных членов команды.


Контакты

Телефоны для консультаций:
+7 (929) 521-30-40

Электронная почта: excel-business@mail.ru

Получить консультацию